Van telefoontje tot oplevering – zo verloopt halbouw

Nog nooit van Herchenbach gehoord? Dan begint de klantreis op weg naar de lichtbouwhal misschien bij Sara Lülsdorf en haar collega's. Zij zijn verantwoordelijk voor de werving van nieuwe klanten.

Hun doel: de juiste contactpersonen een eerste advies te bieden. Gespecialiseerd in de focussectoren binnen het B2B-segment, waarvoor de opslaghallen en logistiekhallen van Herchenbach geoptimaliseerd zijn, benaderen zij actief potentiële geïnteresseerden.

„Heeft de klant behoefte, dan begeleiden wij hem bij de eerste stappen, wij bespreken afmetingen, stellen een prijsindicatie op en beantwoorden vragen", zegt de medewerker van de nieuwe-klantenontwikkeling. „Wij willen de eerste basis leggen voor het verdere proces." Het voordeel voor klanten: zij krijgen snel op hun behoeften afgestemde informatie. Zo valt de beslissing gemakkelijk of een lichtbouwhal het juiste product is voor hun opslagbehoeften.

Tijdens de gesprekken worden eerste kerngegevens verzameld over haltype, opstelperiode en -locatie. Op verzoek is er een uitgebreid advies over de voordelen van het huren van een hal. Zodra klanten een concreet aanbod nodig hebben, vindt de overdracht naar de verkoopmedewerker plaats. Is het project afgerond, dan gaat de informatie weer terug naar het team van klantenwerving. Zo kunnen de collega's contact blijven houden met de klanten wanneer er na de sleuteloverdracht nog vragen zijn of verdere halprojecten gepland worden.

Per e-mail, per telefoon of via de website – aanvragen voor een lichtbouwhal van Herchenbach komen terecht bij Adina Zimmer en haar collega's van de binnendienst verkoop. Zij nemen het project over op de weg van het eerste contact tot de afgewerkte hal, zodra een klant actief een Herchenbach-hal aanvraagt.

Het doel van de afdeling is om door middel van een kwalificatie het geplande project binnen korte tijd correct te beoordelen. Zo weten klanten snel hoe zij op hun weg naar de afgewerkte halbouw het beste verder kunnen. Zijn de voor het B2B-segment geoptimaliseerde systeemhallen geschikt voor de eisen? Zijn de halafmetingen duidelijk? Is er al een gewenste termijn voor de realisatie? Dan wordt na een kort gesprek direct een afspraak gemaakt met de verkoopmedewerkers van de buitendienst. Zo verliezen klanten geen tijd. Na het gesprek ter plaatse wordt direct een individueel en degelijk aanbod opgesteld.

Is er echter behoefte aan overleg of bevindt het halproject zich nog in een vroege fase, dan krijgen klanten een uitgebreid advies via de binnendienst verkoop, wanneer hun eisen in principe geschikt zijn voor een Herchenbach-hal. Daarbij kan het team verschillende informatiemogelijkheden aanbieden: van het versturen van een brochure en achtergrondmateriaal, via een individueel telefoongesprek, tot een uitgebreid advies over lichtbouwhalbouw aan de hand van een interactief, computergeanimeerd model worden de klanten precies daar opgehaald waar zij antwoorden nodig hebben.

Konden alle vragen naar tevredenheid worden opgehelderd, dan gaat het verder naar de buitendienstmedewerker. Staan er nog antwoorden open, bijvoorbeeld omdat het project zich nog in een vroege fase bevindt, dan blijven de collega's van de binnendienst verkoop verder met de klanten in contact, zodat het halproject op een later moment succesvol gerealiseerd kan worden.

Wordt een halbouw concreet, dan vindt het eerste persoonlijke bezoek van het team van Herchenbach plaats. Verkoopmedewerkers zoals Marcus Hetterich komen voor de afspraak ter plaatse. Het doel: samen met de klant de lichtbouwhal tot in detail te plannen, die het beste geschikt en het voordeligst is voor de opslagbehoeften en de opbouwlocatie. De voordelen voor klanten: een nauwkeurige analyse van de behoefte, een beoordeling van de omstandigheden ter plaatse en uitgebreid de gelegenheid om in een persoonlijk gesprek de optimale haloplossing te vinden.

Daarbij zijn de uitgangssituaties zeer uiteenlopend. Van bedrijven die al zeer concrete ideeën hebben en misschien al met hun eigen architect hebben gesproken, tot klanten die een concrete behoefte hebben, maar nog zeer vage ideeën over de uitvoering, alles komt voor. Voor verkoopmedewerkers zoals Marcus Hetterich staat daarom aan het begin van het gesprek een nauwkeurige analyse centraal. Aan welke eisen moet de lichtbouwhal voldoen? Welk haloppervlak is nodig? Hoe kunnen de vereiste afmetingen optimaal op het terrein worden gerealiseerd? Dan wordt het concreet. Voor- en nadelen van een koude hal of een geïsoleerde hal worden besproken. Aan de hand van de toegangswegen en geplande looproutes worden type en aantal poorten en deuren besproken. De vraag naar de brandbeveiliging speelt net zo'n wezenlijke rol als de vraag of op de beoogde locatie de voordelige grondpenverankering mogelijk is.

Na de nauwkeurige analyse gaat het verder met de technische uitvoering. Halafmetingen worden vastgelegd, de statiek wordt berekend met het oog op de geldende wind- en sneeuwbelastingen, de passende uitrusting van de dakbedekking tot de lampen wordt geselecteerd. Het resultaat: een concreet aanbod voor de optimale haloplossing. Het bevat alle elementen van de hal en de uit het Full-Service-pakket geboekte aanvullende diensten zoals een inspectie voorafgaand aan de montage of de ondersteuning bij de bouwvergunning. Bovendien bevat het aanbod de prijs. Dat maakt de beslissing eenvoudig.

Bij vragen of wensen tot wijziging volgen verdere gesprekken, totdat de optimale haloplossing is gevonden. Klopt alles? Dan vindt samen met de klant de overdracht plaats aan de verantwoordelijke projectmanager, die vervolgens verantwoordelijk is voor de realisatie van het project.

Kloppen de technische details? Daar kunnen klanten van Herchenbach zeker van zijn. Zodra het contract voor een nieuwe halbouw is ondertekend, worden de plannen door Markus Meven en zijn team grondig onder de loep genomen.

Welke wind- en sneeuwbelastingen gelden op de opbouwlocatie? Passen de geselecteerde statieken? Zijn de afzonderlijke componenten voor de halbouw consistent? De afdeling „Technical Solutions" levert precies dat waar haar naam voor staat: technische oplossingen voor een lichtbouwhal op de locatie die de klant wenst.

Door de vroegtijdige technische controle binnen de gespecialiseerde afdeling kunnen de opdrachten snel en veilig worden uitgevoerd. Geven Markus Meven en zijn team hun goedkeuring, dan worden binnen het projectmanagement de stuklijsten opgesteld. Daarin staat welke afzonderlijke onderdelen nodig zijn voor de bouw. Voordat de bestelling naar de inkoop wordt doorgestuurd, controleert de afdeling „Technical Solutions" nogmaals volgens het vier-ogenprincipe. Voor klanten betekent dit: zekerheid en een vlotte afhandeling bij de halbouw.

Maar wat gebeurt er wanneer door bijzondere eisen aan de halafmetingen of de geldende wind- en sneeuwbelastingen op de opbouwlocatie de statieken uit het Herchenbach-modulaire systeem niet kunnen worden gebruikt? Dan stelt de afdeling speciale oplossingen op. Hoe de halbouw uitvoerbaar is, kan aan de hand van detailtekeningen direct worden gecontroleerd.

Bovendien ondersteunt het team klanten bij de afstemming met de bouwdienst. Zijn er vragen over de bouwvergunning en brandbeveiliging, dan worden de eisen geanalyseerd en beoordeeld. Met de ervaring uit duizenden succesvol gerealiseerde halbouwprojecten werkt het „Technical Solutions"-team oplossingsvarianten uit en neemt op verzoek van de klant ook de communicatie met vergunningverlenende instanties en vakplanners over. Dat maakt de weg naar de nieuwe lichtbouwhal snel en eenvoudig.

Wordt een aanbod voor een lichtbouwhal omgezet in een opdracht, dan neemt een Herchenbach-projectmanager zoals Alexander Walter de volgende stappen op zich. Hij coördineert de verdere planning in nauwe afstemming met de andere afdelingen en is het aanspreekpunt van Herchenbach voor de klant. Het voordeel voor klanten: één contactpersoon die vertrouwd is met alle processen van het project.

Voordat de planning wordt overgedragen aan de projectmanager, moeten alle operationele vragen zoals haltype, opstellocatie en accessoires zijn opgehelderd. Vervolgens wordt het project in een gezamenlijk gesprek met de klant door de verkoopmedewerker overgedragen aan de projectmanager. „Omdat wij het technische aanspreekpunt van de klant zijn, kan hij met alle verdere vragen bij ons terecht", zegt Alexander Walter. „Wij leggen uit hoe de voorwaarden voor een succesvolle halopbouw eruitzien en ondersteunen daarbij met onze ervaring."

Na de overdracht worden de tekeningen indien nodig door de afdeling Technical Solutions aangepast en haalt de projectmanager de goedkeuringsdocumenten bij de klant op. Zodra alles binnen is, wordt de stuklijst van de hal opgesteld en wordt de beschikbaarheid van materiaal en montageteams gecontroleerd. Tijdens de opbouw staat de projectmanager in nauw contact met de montageteams, totdat de hal uiteindelijk zonder gebreken kan worden opgeleverd.

Kunnen klanten zich een fundering voor hun halbouw besparen? Zekerheid biedt de inspectie voorafgaand aan de montage van Herchenbach, die Martin Stengel en het team van de afdeling „Technical Solutions" aanbieden. In veel gevallen volstaat de aanwezige ondergrond. Zo kunnen de lichtbouwhallen van Herchenbach in asfalt, klinkers of soortgelijke bodem met grondpennen worden verankerd. Het voordeel voor klanten: tijdsbesparing van circa 4 weken in vergelijking met de bouw met een fundering en aanzienlijk lagere kosten.

Maar is de bodem geschikt? Lopen er in de ondergrond leidingen die niet correct gedocumenteerd zijn? Antwoorden geeft de inspectie voorafgaand aan de montage. Deze wordt als servicedienst eenvoudig bij de halbouw bijgeboekt. Zo krijgen klanten een gedetailleerd overzicht van het terrein waarop de lichtbouwhal gebouwd moet worden en kunnen zij weloverwogen beslissen of het terrein geschikt is voor de voordelige grondpenverankering.

Bij de geometriecontrole ter plaatse worden de terreinafmetingen satellietgestuurd digitaal vastgelegd. De verzamelde gegevens kunnen direct in de computer worden vergeleken met de plannen voor de hal. Ook minimale afstanden en toegangswegen worden in aanmerking genomen. Door een breed netwerk van meetpunten wordt het hoogteprofiel geanalyseerd. Bij een verval tot 1,5% kunnen lichtbouwhallen van Herchenbach zonder extra werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten worden geplaatst. Maar ook bij een groter verval is een opbouw mogelijk, dan echter met een aanpassing van de steunpunten.

Extra zekerheid biedt de bodemscan. Daarmee kan worden vastgesteld of er mogelijk niet correct gedocumenteerde leidingen in de bodem lopen. Dat behoedt bouwheren voor onaangename verrassingen en mogelijk hoge kosten in geval van schade. En om zeker te zijn, worden op meerdere plaatsen trekproeven met grondpennen uitgevoerd. Dan is duidelijk: deze bodem is geschikt voor de voordelige verankering.

Op de bestellingen van de lichtbouwhallen houdt Ace een waakzaam oog. Hij is het troefkaartje in het team Inkoop en zorgt voor een goede sfeer. Wanneer hij niet net geknuffeld wordt, ligt hij in het kantoor van Lena Hofenbitzer. De supply chain manager en haar collega's hebben het exacte overzicht van welke onderdelen op voorraad moeten zijn in het Herchenbach-magazijn en welke voor een concreet bouwproject extra besteld moeten worden. Door hun specialisatie in bepaalde producten en het goede contact met grotendeels langjarige leveranciers kunnen zij zelfs in een gespannen leveringssituatie korte levertijden tegen optimale voorwaarden garanderen.

Hebben klanten een contract voor een lichtbouwhal afgesloten, zijn de bouwrechtelijke vragen en de leverdatum opgehelderd, dan stuurt het projectmanagement een beschikbaarheidsaanvraag naar de inkoop. Daar controleert het team of op de gewenste datum alle onderdelen in de juiste aantallen op voorraad zijn en reserveert deze voor de hal in het systeem. Zijn voorraad en levertijd vastgesteld, dan worden voor de montagedatum hijswerktuigen en transportvoertuigen besteld. Zo kan het projectmanagement doorgaans binnen drie dagen de leverdatum bevestigen – voor klanten betekent dit optimale planbaarheid. Daar houdt Ace een oog op.

In het Herchenbach-magazijn in Hennef worden de bouwpakketten voor een lichtbouwhal samengesteld en op vrachtwagens geladen. Uit circa 3250 afzonderlijke onderdelen bestaat een 1000 m² grote hal van Herchenbach. Marcel Köppe en zijn team kennen ze allemaal – van de millimeter grote zelftappende platkopschroef tot het meer dan 7 m grote halprofiel van aluminium. Het doel: een foutpercentage van 0%. Voor onze klanten betekent dit: de hal kan exact binnen de afgesproken termijn gemonteerd worden, omdat tot de kleinste schroef toe alle benodigde onderdelen op de bouwplaats beschikbaar zijn.

Bij bijzonder grote halbouwprojecten worden de aluminium profielen en dakzeilen direct naar de bouwplaats verstuurd. Alle andere onderdelen komen eerst in Hennef terecht. Daar worden ze in het magazijn aan een interne kwaliteitscontrole onderworpen en over de verschillende opslagplekken verdeeld. Lopen voorraden die permanent beschikbaar moeten zijn ten einde, dan krijgt de inkoop direct een melding. Aluminium profielen en dakzeilen worden telkens actueel voor de concrete halprojecten besteld. In de week voor de geplande opbouwdatum gaan de stuklijsten van het projectmanagement naar het magazijn. Dan is duidelijk wat er precies op welke datum nodig is, en het inpakken begint. Elk afzonderlijk onderdeel wordt digitaal geregistreerd en in kisten of op pallets verzameld. Aan het einde van de week staan de vrachtwagens voor het magazijn in Hennef te wachten. Het magazijnteam weet: nu moet het snel gaan, want voordat de ene vrachtwagen geladen is, staat de volgende al te wachten. Maar niet alleen snelheid is een wezenlijke factor, ook nauwkeurigheid is dat. Uiteindelijk moet tot de kleinste schroef toe alles kloppen.

Wordt een lichtbouwhal opgebouwd, dan zijn Herchenbach-bouwplaatsmanagers zoals Oliver Cathrein ter plaatse aanwezig. Hij zorgt voor de coördinatie van de monteurs en materialen. Bovendien rapporteert hij rechtstreeks aan de verantwoordelijke projectmanager. Zijn alle bouwonderdelen geleverd zoals ze nodig zijn? Zijn de passende hijswerktuigen gebruiksklaar? Doet zich op het terrein toch nog een onvoorziene ontwikkeling voor, waarvoor samen met het projectmanagement op korte termijn een oplossing gevonden moet worden? Op deze en talrijke andere vragen vindt de bouwplaatsmanager antwoorden, terwijl de montageteams zich kunnen concentreren op de opbouw van de hal. Daarbij zijn Oliver Cathrein en zijn collega's niet alleen actief in de DACH-regio, maar ook op andere locaties in Europa, waar lichtbouwhallen van Herchenbach worden opgebouwd.

Aan het einde van het proces staat de oplevering van de sleutelklare hal: door de geoptimaliseerde processen kon voor de klant op korte termijn een duurzame opslagoplossing worden gecreëerd.