Leidenschaft + Verantwortung als

Team Assistenz für Empfang, Sekretariat und Büromanagement

 Wir sind ein eigentümergeführter mittelständischer Full-Service Dienstleister für modulare Lagerlösungen in Systemleichtbauweise. Zu unseren Kunden zählen DAX-Unternehmen ebenso wie mittelständische Unternehmen und Konzerne in ganz Europa. Dabei vereinen wir die Kontinuität eines fast 100-jährigen Traditionsunternehmens - gegründet 1924 - mit der Dynamik und der Wachstumskurve eines erfolgreichen Startups. Mit unseren eigenentwickelten Produktlösungen und unserer mehrfach mit dem Top 100 Innovator-Preis ausgezeichneten, hochgradig digitalisierten Prozesslandschaft setzen wir Maßstäbe für unsere Kunden. Auf dieser Grundlage und nicht zuletzt dank einer beeindruckenden Teamleistung unserer über 100 Mitarbeitenden in vier europäischen Ländern ist es uns gelungen, uns einen festen Platz unter den Marktführern dieses Segments zu sichern. Aber auch hinter den Kulissen schaffen wir es zu begeistern: Unsere moderne und offene Unternehmenskultur wurde auch 2022 zum wiederholten Male mit den Auszeichnungen „Kununu TOP Company“ und „Focus TOP Arbeitgeber im Mittelstand“ geehrt.

Im Zuge unseres anhaltenden Wachstums, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in einer neugeschaffenen Rolle zur Entlastung des derzeit 2-köpfigen Assistenz- und Sekretariats-Team für unseren Standort in Hennef in Vollzeit eine

Team Assistenz für Empfang, Sekretariat und Büromanagement

Als Organisationstalent unterstützen Sie das zweiköpfige Team der Teamassistenz bei ihren Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei allen anfallenden Themen rund um den administrativen- und organisatorischen Geschäftsbetrieb. Sie sind zentrales Bindeglied bei Herchenbach und nehmen interne und externe Anliegen entgegen in hauptsächlich deutscher als auch in englischer Sprache und leiten diese zielgerichtet an die entsprechende Abteilung zur Bearbeitung weiter. Der Empfang befindet sich im Hauptgebäude, wodurch es Ihnen dank kurzer Wege schnell und einfach möglich ist unsere Kunden und Lieferanten zu empfangen.  Darüber hinaus unterstützen Sie die Kolleg*innen aus Vertrieb und Montage bei der Reiseplanung und wirken bei der Organisation von Anreise, Raumbuchung und Übernachtungen im Zusammenhang mit internen und externen Veranstaltungen wie bspw. Schulungen, Seminaren und Messen mit. Neben dem beschriebenen Tagesgeschäft wirken Sie bei Bedarf außerdem an abteilungsübegreifenden Sonderprojekten mit.

Gesucht wird ein Mensch mit zumindest erster, gerne auch mehrjähriger Berufserfahrung in einer kaufmännisch-administrativen Tätigkeit z.B. aus den Bereichen: Assistenz, Teamassistenz, Assistenz der Geschäftsführung, Projektassistenz, Vertriebsassistenz, Projektmanagement, Empfang, Rezeptionist, Sekretariat, Office Management, Back Office, Front Office, Büroorganisation, Innendienst, Customer Service, Kundenservice, Kundenbetreuung, oder Vertriebsinnendienst. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium werden nicht  zwingend vorausgesetzt. Neben dem routinierten Umgang mit gängigen Office Anwendungen sowie gerne ersten Berührungspunkten mit ERP, Warenwirtschaft- und CRM-Systemen, überzeugen Sie uns mit verhandlungssicheren Deutschkenntnissen in Wort und Schrift sowie zumindest konversationssicheren/guten Englischkenntnissen. Weitere Fremdsprachen, insb. Französisch, sind von Vorteil. Mit Ihrer hohen Flexibilität und selbstständigen Arbeitsweise meistern Sie auch vielfältige Aufgabenbereiche im Team oder im Alleingang.

(Aus Gründen der Lesbarkeit und Auffindbarkeit haben wir in der Anzeige ausnahmsweise darauf verzichtet Berufs- und Positionsbezeichnungen zu gendern. Wir begrüßen aber ausdrücklich Bewerber*innen jedes Geschlechts und jeder geschlechtlichen Identität)

Ihre Aufgaben

  • Unterstützung bei der Abwicklung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Geschäftsbetrieb.
  • Entgegennahme interner und externer Anliegen in deutscher und englischer Sprache inkl. Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner innerhalb der Organisation.
  • Empfang von Kunden und Lieferanten.
  • Reiseplanung, inkl. der Buchung von Unterkünften für bspw. Kolleg*innen aus Vertrieb und Montage sowie die Organisation von internen Veranstaltungen/ Schulungen/ Messen.
  • Unterstützende Tätigkeit bei Projekten in den verschiedenen Abteilungen.

Ihr Profil

  • Zumindest erste Berufserfahrung in einer kaufmännisch-administrativen Tätigkeit, in den Bereichen Assistenz, Teamassistenz, Assistenz der Geschäftsführung, Projektassistenz, Vertriebsassistenz, Projektmanagement Empfang, Rezeptionist, Sekretariat, Office Management, Back Office, Front Office, Büroorganisation, Innendienst, Customer Service, Kundenservice, Kundenbetreuung, oder Vertriebsinnendienst.
  • Eine kaufmännische Ausbildung wird nicht zwangsläufig vorausgesetzt, ist aber gerne gesehen wie z.B. aus den Bereichen: Industriekauffrau, Kauffrau für Büromanagement, Bürokauffrau, Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement, Bankkauffrau, Rechtsanwaltsfachangestellte, Handelsfachwirtin, Kauffrau für Versicherungen und Finanzen, Kauffrau für Spedition und Logistikdienstleistung, Speditionskauffrau, Veranstaltungskauffrau oder Immobilienkauffrau. Ein (betriebswirtschaftliches) Studium wird ebenfalls nicht vorausgesetzt, ist aber sicherlich von Vorteil.
  • Sehr gute Deutsch- und zumindest gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen, insb. Französisch, sind von Vorteil, werden aber nicht vorausgesetzt.
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel. Wünschenswert, aber keine Voraussetzung sind erste Berührungspunkte mit einem CRM oder ERP-System/Warenwirtschaftssystem.
  • Eine flexible und selbstständige Arbeitsweise kombiniert mit Spaß an der Arbeit in interdisziplinären Teams runden das Profil ab.

Ihre Vorteile

  • Ein hohes Maß an Eigenmotivation, Spaß an Erfolg sowie der Wille zu kontinuierlicher fachlicher und persönlicher Weiterentwicklung
  • Unbefristete Festanstellung bei einem wachstumsstarken, innovativen und inhabergeführten Mittelständler in krisenfester Branche
  • Mehrfach ausgezeichnetes Arbeitsumfeld (Kununu TOP Company / Focus Top Arbeitgeber im Mittelstand) mit moderner Prozess- und Systemlandschaft
  • Strukturiertes Onboarding & Individuelle Einarbeitung
  • Verantwortungsvolle Aufgabe mit steiler Lernkurve und sehr guten Entwicklungsperspektiven
  • Option auf ein Jobrad
  • Regelmäßige Workshops, Seminare und Weiterbildungen

Klingt spannend? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellungen und frühestmöglichem Eintrittstermin / Kündigungsfrist und einen ersten, sicherlich interessanten Austausch in Bild und Ton!

PS: Bei Fragen im Vorfeld erreichen Sie mich jederzeit auch per Mail unter bewerbungen@herchenbach.de sowie auf XING oder LinkedIN unter Verena Freudner (Recruiterin). Sollten Sie sich zu einer Bewerbung über die angegeben E-Mail Adresse entschließen, bitten wir Sie um die Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bzw. Ihrer Kündigungsfrist.  

Herchenbach Industrial Buildings GmbH | Löhestraße 6, 53773 Hennef